Auton kokoonpanolinjalla hitsaus- tai maalausrobotit työskentelevät kelloon katsomatta ja toimiston vastaanottovirkailijana toimii robotti. Tekoäly ja robotiikka napsivat tehtäviä myös taloushallinnon saralla. Talouden ammattilaiset pohtivat, miten työt tulevat muuttumaan ja millaista osaamista tarvitaan tulevaisuudessa. Roboteille ohjataan helposti toistettavat tehtävät ja talouden asiantuntijuudelle riittää kysyntää.

Robotti reskontranhoitajana

Organisaation ostolaskuista voidaan prosessoida automatisoidusti jopa 80%. Ohjelmistorobotti on tarkka rutiinitehtävissä, mitkä perustuvat yksiselitteisiin sääntöihin, eivätkä vaadi ihmisen harkintaa. Sääntöjen avulla robotit käyttävät toisiinsa linkittymättömiä järjestelmiä sekä tietolähteitä, eikä kaikkien kohteiden tarvitse tukea nykyaikaisia rajapintoja. Ohjelmistorobotiikka tekee taloushallinnossa muun muassa kulujen allokointia, kuluvarauksia, valuutan määrittämistä, kuukausiraportointia ja datan laadun valvontaa. Robotti kohdistaa myyntireskontran viitesuorituksia ja jakaa koontilaskuja eri kustannuspaikoille. Se luo ostolaskujen maksusuunnitelman sekä arkistoi reskontran ja kirjanpidon. Lisäksi robotti korjaa talouden muistiotositteet, tarkastaa ja hyväksyy matkalaskut sekä tekee täsmäytyksiä. Robotti lisää laskulta tai järjestelmistä puuttuvia tietoja hyödyntämällä ulkoisia lähteitä kuten Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) dataa.

Jotta laskut ja maksusuoritukset löytävät toisensa, on tiliöinnin automatisoinnin edellytyksenä laskujen prosessointi standardoituun ja koneluettavaan muotoon. Tekoälyn tuottamaa kuvan tunnistusta ja tekoälyllä höystettyä tekstin tunnistusta (OCR) voidaan hyödyntää tietojen poimimisessa.

Robotille kaveriksi tekoäly

Suuren organisaation tuhannet säännöt voivat olla ohjelmistorobotille haasteellisia. Tällöin kaveriksi liitetään tekoäly. Tekoäly etsii sääntöjä suurista datamassoista ja sopeutuu hyvin kerrottuihin muutoksiin. Tekoälyn opettaminen on nopeampaa, mitä manuaalisten sääntöjen kertominen ohjelmistorobotille. Tämä palvelee erityisesti dynaamista toimintaympäristöä. Konenäön ja puheen ymmärtämisen avulla tekoäly pääsee lähemmäksi ihmisen osaamista.

Tekoälyn käyttö taloushallinnossa voidaan jakaa:

1. Luokitteluun: Ostolaskujen reititys ja tiliöinti sekä kirjanpidon oikeellisuuden tarkistukset ja poikkeamien havaitsemiset. Tekoäly oppii monimutkaisiakin päätöksentekologiikoita, kunhan sillä on aineisto, jonka perusteella se voi oppia.

2. Analysointiin ja ennustamiseen: Tehokas datan tarkastelu myös suurissa tietomäärissä esimerkiksi kustannusten, kassavirtojen, varastosaldojen tai asiakaspoistuman osalta. Tekoäly on mullistanut ennusteiden teon monipuolista dataa hyödyntäen. Taloustietoja voidaan yhdistää konkreettisiin käyttötapauksiin, ja niitä hyödynnetään talouden suunnittelussa.

Tekoäly ei ole vain isojen juttu

Itsenäiseen tekoälyyn on vielä matkaa. Tekoälytermiä käytetään paljon, mutta sillä tarkoitetaan usein sen sovellutuksia kuten koneoppimista.

Pienet toimijat ovat tehneet monipuolista ja ketterää tekoälysovelluksien kehitystyötä eri toimialoille. Sovellukset kuuluvat enenevissä määrin eri toimijoiden järjestelmiin. Tekoäly on tulevaisuudessa huomaamaton, kun se integroidaan osaksi järjestelmiä.

Toisin kun voisi ajatella, on myös pienille organisaatioille kustannustehokasta hankkia taloushallinnon älykkäitä toiminnallisuuksia joko pilviratkaisusta tai omaan ympäristöön sijoitettuna. Mikä on hienoa, niin käytöstä voidaan laskuttaa onnistuneiden tiliöinti ja – reititystapahtumien mukaan. Tekoälyn käyttöönotossa käydään läpi nykyprosessin eri vaiheet ja tehdään määrämuotoistamista, mikä itsessään auttaa yrityksiä toimimaan tehokkaammin.

Tekoäly taloushallinnossa ei ole vielä yleistä, eikä välttämättä edes tarpeellista. Tarve ja siitä saatavat hyödyt sekä nykyiset prosessit on syytä arvioida huolella. Organisaatiot, joilla sisään tulevin laskujen tiedot ovat täydellisesti kunnossa, eivät tarvitse tekoälyä puutteellisten tietojen korjaamiseen. Järjestelmien sisäinen toiminnallisuus reitittää laskut määritysten mukaisesti.

Tulevaisuus näyttää reaaliaikaiselta

Talouden ohjauksen suurimmaksi muutokseksi povataan lukujen ja prosessien muuttumista reaaliaikaiseksi, mikä tuo johtamiseen ja ennusteiden tekemiseen uusia mahdollisuuksia. Päätökset tehdään usein historiatietoa käyttäen ja raporttien kasaamiseen käytetään paljon aikaa. Tekoäly mahdollistaa tehtyjen kauppojen, laskujen, maksusuoritusten ja työtuntien seuraamisen reaaliajassa.

Raportoinnin nykyaikaiset työkalut tuovat datan helposti ymmärrettävään muotoon, jolloin johtamiseen voidaan osallistaa ihmisiä entistä laajemmin.

Tiedolla menestykseen

Tieto on yritysten arvokkain pääoma. Tiedolla johtamisessa ei johdeta ainoastaan dataa ja analysointia, vaan etsitään vastauksia organisaation kokonaisvaltaiseen tiedon hyödyntämisen ja osaamisen hallintaan on kyse sitten ihmisistä tai teknologioista.

Tehtyjen toimenpiteiden seuraukset saadaan selville entistä nopeammin. Johtamisen taidonnäyte on yhdistää data osaamiseen ja ymmärrykseen, millä tuotetaan liiketoiminnalle lisäarvoa. Datan keräämisen, yhdistelyn ja analysoinnin ammattilaisia tarvitaan yhä enemmän. Datan lisääntyessä kiihtyvällä vauhdilla, on tekoäly datan hallinnassa erinomainen kumppani.

Kirjoittaja Anna-Maija Moilanen toimii Tietojohtaminen ry:n hallituksessa ja tiedolla johtamisen konsulttina. Sisältöä tuottamassa olivat lisäksi talouden analytiikan konsultti Teemu Vuorinen sekä älykkään automaation johtava konsultti Tuomo Pursiainen. He kaikki edustavat CGI Suomea.

Anna-Maija Moilanen
Share
Uncategorized